Elektronisk fakturering i SummaSummarum
Elektronisk fakturering til det offentlige
Pr. 1. december 2011 modtager offentlige myndigheder kun elektroniske fakturaer i formatet OIOUBL. Læs mere om de ændrede lovkrav på Økonomistyrelsens hjemmeside »
Elektronisk fakturering til det offentlige i SummaSummarum
Hvis du gerne vil kunne fremsende elektroniske fakturaer til det offentlige fra SummaSummarum, kræver det et EFB modul. Bemærk, at EFB modul kun virker til SummaSummarum (fra version 3.80) Professionel og Enterprise. EFB modulet understøtter samtidig de grundlæggende faktura faciliteter herunder betaling via bankoverførsel eller indbetalingskort med generering af betalings-ID.
Læs mere om dine muligheder med EFB modulet til SummaSummarum »
Download den nyeste version af SummaSummarum gratis »
Vejledning til opsætning af elektronisk fakturering
Du får vejledning til opsætning af elektronisk fakturering i SummaSummarum: Læs mere »
Vejledning til opsætning af elektronisk fakturering i SummaSummarum
Du kan i nedenstående gennemgang få hjælp og vejledning til, hvordan du anvender elektronisk fakturering (OIOUBL) i SummaSummarum.
1. Sæt brugerfelter:
Når du laver en elektronisk faktura til det offentlige, skal der nogle ekstra felter med på fakturaen. Fakturaen indeholder en række brugerfelter, du kan sætte op til dette brug. Gå ind i SummaSummarum, og vælg Funktioner, Indstillinger og gå til fanebladet “Brugerfelter”. I boksen “Bilag” giver du felterne de navne, du skal bruge. Nogle af oplysningerne går muligvis igen på alle fakturaer til en bestemt debitor, fx CVR-nr., EAN-nr. eller Intern konto. Du kan angive, at oplysningerne skal indsættes på fakturaen fra debitorens kartotekskort, hvis de findes der.
Feltmaping:
Når du har sat brugerfelterne op, skal du oplyse SummaSummarum, i hvilke felter de forskellige oplysninger ligger: Vælg Funktioner, Indstillinger og gå til fanebladet “Elektronisk fakturering”. Angiv det rigtige faktura brugerfelt ud for hver oplysning.
3. Forsendelse:
Hvis modtageren er en offentlig instans, skal fakturaen formidles gennem en VANS-operatør eller NemHandel. Du kan f.eks. anvende en af de VANS-formidlere, der understøttes af SummaSummarum. Vælg den ønskede formidler i menuen Funktioner, Indstillinger på fanebladet ”Elektronisk fakturering”. Desuden angiver du dit kontonummer hos VANS-formidleren, hvis dette skal indgå i forsendelsen.
4. Betalingsoplysninger:
Hvis modtageren af den elektroniske faktura skal betale via et indbetalingskort (Giro/FI-kort), skal du angive betalingsoplysninger, vælg Filer, Egenskaber og gå til fanebladet “Firmaoplysninger”.
- Angiv om betalingskontoen skal være girokontoen eller det angivne kreditornummer.
- Angiv hvilken art indbetalingskort, der er tale om.
Hvis kortarten indeholder betalings-ID, skal du angive, hvilke oplysninger betalings-ID’et skal indeholde samt hvor mange cifre, det er på.
5. Opret faktura
Opret en ny faktura ved at højreklikke på en kunde i Kartoteket og vælg Ordre/salgsfaktura… Klik på “Brugerfelter” i toppen af faktura-vinduet for at udfylde de manglende felter. Når du er færdig med at udfylde fakturaen, går du ned i boksen “Handlinger” og klikker på “Lav elektronisk”. Du kan også lave en elektronisk udgave af en allerede bogført faktura ved at højreklikke på fakturaen i Bilagsoversigten og vælge ”Lav elektronisk bilag”….
Bemærk! Felterne skal være udfyldt, før fakturaen bogføres – også felter med data, der hentes fra kartoteket!
6. Lav elektronisk faktura
Når du har valgt at lave en elektronisk faktura, vises dialogboksen ”Lav elektronisk bilag”. Her kan du angive, hvordan modtageren skal betale fakturaen. Du kan vælge mellem “Kontooverførsel”, “Indbetalingskort” eller ”NemKonto”. De relevante oplysninger om konto, OCR-linie mm. hentes i dine Firmaoplysninger.
Du kan endvidere angive i hvilken mappe, den elektroniske faktura skal placeres, samt i hvilket format, den skal laves i (OIOUBL).
Endelig kan du angive, om SummaSummarum skal sende bilaget videre via en af de VANS-formidlere, SummaSummarum understøtter eller en du selv har sat op. Du skal være oprettet som kunde hos VANS-formidleren, for at få ekspederet fakturaen.
Automatisk betaling
Med elektronisk betaling kan overføre fakturaer fra SummaSummarum til betaling i din netbank.
Dan oplysninger
Gå til bilagsoversigten i SummaSummarums hovedvindue. Højreklik på de bogførte købsfakturaer i bilagsoversigten, du ønsker at betale elektronisk, og vælg Elektronisk betaling….Vælg en af de understøttede banker og angiv det kontonummer, betalingen skal overføres fra. Kontonummeret skal indeholde både det 4-cifrede registreringsnummer og selve kontonummeret på max. 10 cifre. Vælg OK. Angiv hvor filen med de elektroniske oplysninger skal gemmes.
Overfør til bank
Filen skal nu overføres til dit pengeinstitut. Det afhænger af pengeinstituttet, hvordan det gøres. Kontakt banken for nærmere oplysninger.